Е-бизнес и бухгалтер

Согласно критерию подтверждения, эксперты третьей стороны должны иметь возможность вникнуть в суть транзакций и оценить состояние предприятия за разумное время. Для этого каждую транзакцию надо подтверждать соответствующим документом. Предполагается наличие «аудиторского следа» от документов к финансовой отчетности и наоборот: на предприятии управленческий и финансовый учет опираются на функцию ввода исходных документов.

При автоматических транзакциях функцию ввода исходных документов можно реализовать, демонстрируя, что процесс бухгалтерского учета связывает проводку с конкретной сделкой.

Как правило, используются следующие подтверждения процесса:

• документирование внутренних правил программного выполнения проводок;
• подтверждение, что изменения этих правил проводятся согласованно и регистрируются (защита доступа, контроль применения, процедуры испытания и выпуска);
• подтверждение, что проводки действительно выполнены с соблюдением этих правил.

Конкретная реализация функции ввода исходных документов определяется структурой процесса электронного бизнеса. Минимальная информация, необходимая при регистрации транзакции:

• достаточное описание транзакции (или ключ, представляющий такое описание);
• введенная сумма или цифры количества и стоимости, по которым можно найти сумму;
• дата транзакции (дата подтверждающего документа, отчетный период);
• согласие (авторизация) лица, ответственного за ведение учета.

Время совершения транзакции также определяется лицом, ведущим учетные регистры по правилам предприятия. Как правило, сделка считается заключенной, когда она авторизована и полно, точно и своевременно зарегистрирована согласно заведенному порядку, причем в форме, допускающей обработку. Последнее требует добавления таких данных, как:

• кодировка счетов (обе стороны бухгалтерской проводки);
• критерии порядка (например, номер расписки);
• дата разноски.

Столь же важно определить и документировать авторизацию проводок по транзакциям в электронном бизнесе. Помимо глобальных стандартизованных систем удаленной коммерческой связи (S.W.I.F.T., EDI, and EDIFACT), можно использовать отдельные договорные соглашения между сторонами контракта.

Правила формирования и сверки проводок, как правило, ясно изложены в документации по процессу. Программное обеспечение защищено от несанкционированного и недокументированного изменения. Авторизация сопровождается документацией, в которой расписаны соответствующие процедуры автоматизированной авторизации.